Policy di segnalazione di condotte Illecite (Whistleblowing Policy)

1. Oggetto e finalità

   La presente policy (nel seguito, la “Whistleblowing Policy” o “Policy”) riguarda la protezione delle persone che segnalano violazioni (a) delle disposizioni normative nazionali o dell'Unione europea che ledono l'interesse pubblico o l'integrità di LongLife; o (b) del nostro Codice Etico.

2. A chi si applica

   La presente Policy si applica ai soggetti qui di seguito elencati (congiuntamente, i “Segnalanti”):

   • Dipendenti LongLife;
   • Lavoratori autonomi e/o collaboratori - anche in forza di rapporti ex art. 409 c.p.c. - di LongLife;
   • Liberi professionisti e consulenti di LongLife;
   • Volontari e tirocinanti di LongLife;
   • Azionisti, soggetti che esercitano funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza e rappresentanza di LongLife;
   • Qualsiasi persona che lavori sotto la supervisione e la direzione di appaltatori, subappaltatori e fornitori di LongLife.

   Un elenco completo dei Segnalanti tutelati dalla presente Policy è contenuto nell'articolo 3, comma 2, del d.lgs. 10 marzo 2023 n. 24 (nel seguito, “Decreto Whistleblowing”) disponibile al link https://www.gazzettaufficiale.it/eli/id/2023/03/15/23G00032/sg.

3. Quali violazioni vanno segnalate

   La presente Policy si applica alle condotte di cui il Segnalante sia venuto a conoscenza nel contesto lavorativo e che determinano:

   • una delle violazioni rilevanti ai sensi del Decreto Whistleblowing, così come elencate nellAppendice 1 alla presente Policy; oppure
   • una violazione del nostro Codice Etico (nel seguito, congiuntamente, le “Violazioni”).

   A titolo esemplificativo e non esaustivo, qui di seguito sono elencati alcuni esempi delle principali Violazioni da segnalare ai sensi della presente Policy:

   • Corruzione
   • Frode
   • Furto
   • Rischi per la salute e sicurezza
   • Molestie sessuali
   • Conflitto di interessi
   • Rischio o danno per l'ambiente.

4. Segnalazioni False - Fattispecie escluse

   Non si deve applicare questa Policy per formulare segnalazioni (a) che si sa siano non vere o (b) in mancanza di un fondato sospetto che una Violazione sia stata commessa o possa essere commessa. Segnalazioni di questo tipo non sono in alcun modo tutelate dal Decreto Whistleblowing e potranno determinare le conseguenze previste dalla normativa applicabile.

   A scanso di equivoci, è invece corretto fare segnalazioni qualora, sulla base di elementi ragionevoli e concreti, vi sia il fondato sospetto di una Violazione. In questo caso, anche se le Violazioni non fossero accertate, il Segnalante non avrà ripercussioni di alcun tipo e sarà tutelato in conformità al Decreto Whistleblowing.

   Fermo quanto precede, non si deve utilizzare la presente Policy:

   • se la vita di qualcuno è in pericolo: in questo caso è necessario contattare i servizi di emergenza;
   • per avanzare contestazioni o richieste di carattere meramente personale riguardanti il proprio contratto di lavoro o il rapporto con i propri superiori: in questo caso ci si potrà rivolgere direttamente alla People & OD Manager ovvero seguire i diversi canali previsti dalla normativa vigente;
   • per questioni legate al prodotto (per esempio, per segnalare un colore diverso dal precedente o difficoltà ad aprire una confezione): in questo caso, si può contattare il centralino, che metterà in contatto con il referente competente;

5. Comitato Whistleblowing

   Al fine di garantire la miglior applicazione della presente Policy e la tutela dei Segnalanti in conformità al Decreto Whistleblowing, LongLife ha costituito un apposito comitato, incaricato di gestire le segnalazioni di Violazioni regolate dalla presente Policy (nel seguito, “Comitato Whistleblowing”).

   Alla data della presente Policy, il Comitato Whistleblowing è composto dagli amministratori delegati Giuseppe Galliani, Roberta Bucin e Leone Galliani nonché dalla People & OD Manager, Roberta Marenco (nel seguito, i “Membri del Comitato Whistleblowing”).

   Eventuali modifiche al Comitato Whistleblowing e ai suoi componenti saranno segnalate per tempo.

6. Procedura di Segnalazione Interna

   LongLife ha attivato un canale di segnalazione interno delle Violazioni rilevanti ai sensi del Decreto Whistleblowing, volto a garantire la riservatezza dell'identità del Segnalante, della persona coinvolta e della persona comunque menzionata nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione.

   Il canale di segnalazione interno può essere attivato dal Segnalante con diverse modalità:

   • Canale Anonimo di Segnalazione Interna

     è possibile usare un canale di segnalazione online cliccando sul link https://longlife.integrityline.com. Tramite questo canale, è possibile fare una segnalazione in modalità anonima (oppure, laddove il Segnalante non ravvisi necessità di anonimato, indicando i propri dati). Questo canale verrà gestito dalla People & OD Manager, con il supporto della people Specialist, Vanessa Marino.

   • Altri Canali di Segnalazione Interna

     1. è possibile inviare un'e-mail all'indirizzo e-mail dedicato e gestito dal People & OD Manager: whistleblowing@longlife.com;

     2. è inoltre possibile telefonare al centralino (02/5165531) e richiedere di parlare con uno dei Membri del Comitato Whistleblowing. In caso di utilizzo di tale canale, informiamo che:

        • sarà necessario, come prima informazione, specificare che si intende fare una segnalazione Whistleblowing;
        • il centralino (una volta informato che trattasi di segnalazione whistleblowing) - a tutela della riservatezza del segnalante - non chiederà informazioni in merito all'identità, ma collegherà il segnalante con uno dei Membri del Comitato Whistleblowing disponibile;

   • Canale di Segnalazione riservato ai Dipendenti Longlife

     In alternativa ai canali sopra indicati, ciascun dipendente LongLife potrà rivolgersi direttamente, di persona, a uno dei Membri del Comitato Whistleblowing.

7. Gestione della Segnalazione

   In conformità al Decreto Whistleblowing, informiamo che a seguito della segnalazione di una Violazione, il Segnalante riceverà

   • normalmente entro 7 giorni dalla data di ricevimento della segnalazione, un avviso di ricevimento della Segnalazione;
   • entro 3 mesi dalla data dell'avviso di ricevimento o dalla scadenza del termine per inviarlo, un riscontro sull'esito delle verifiche effettuate a seguito della segnalazione.

   Le segnalazioni sono ricevute e gestite da uno o più Membri del Comitato Whistleblowing che adotterà tutte le azioni necessarie per verificarne la fondatezza.

   Per gli approfondimenti successivi alla segnalazione, saranno eventualmente convolti altri dipendenti e collaboratori o esterni, mantenendo comunque un ristretto numero di persone coinvolte (solo quelle strettamente necessarie). Ogni persona che viene coinvolta negli approfondimenti ha l'obbligo di mantenere la totale riservatezza e non condividere o discutere con nessun altro quanto emerso. La violazione dei doveri di segretezza e riservatezza potrà essere fonte di responsabilità disciplinare, fatte salve ulteriori responsabilità previste dall'ordinamento.

8. Anonimato

   In alcune situazioni è comprensibile che per il Segnalante sia necessario rimanere anonimo, ma, considerando che le indicazioni anonime sono più difficili da approfondire, è fortemente consigliato fare Segnalazioni non anonime.

   Si precisa che anche le Segnalazioni non anonime verranno gestite in modo tale da garantire la riservatezza dell'identità del Segnalante, della persona coinvolta e della persona comunque menzionata nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione.

   Si ribadisce che nessun tipo di ritorsione verrà tollerato in azienda verso chi manifesta in buona fede un sospetto di Violazioni.

9. Informazioni da fornire nella Segnalazione

   È molto utile fornire più dettagli possibili, in modo da rendere più facile l'approfondimento.

   In particolare, è importante che risultino chiare:

   1. le circostanze di tempo e di luogo in cui si è verificato il fatto oggetto della Segnalazione
   2. la descrizione del fatto
   3. le generalità o altri elementi che consentano di identificare il soggetto cui attribuire i fatti segnalati.

10. Iter successivo alla segnalazione

    Se la segnalazione sarà emersa come fondata, verranno presi gli adeguati provvedimenti, fra cui, a titolo esemplificativo e non esaustivo, provvedimenti disciplinari, nuovi processi e policy interne, segnalazione dove necessario alle autorità competenti.

11. Tutela della riservatezza

    Gli approfondimenti verranno condotti con attenzione a tutelare la riservatezza di tutte le parti coinvolte (segnalante, eventuale segnalato, eventuali altre persone coinvolte). L'identità del segnalante, salvo sua esplicita autorizzazione scritta, non verrà svelata al di fuori delle persone designate a ricevere o dare seguito alle segnalazioni, fatte salve le situazioni in cui ci siano obblighi di legge nel comunicare all'esterno le informazioni.

12. Protezione dei dati

    Il trattamento dei dati avviene nel rispetto della normativa in materia di protezione dei dati personali in vigore. Le segnalazioni e la relativa documentazione sono conservate non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell'esito finale della procedura di segnalazione, nel rispetto degli obblighi di riservatezza di cui all'articolo 12 del Decreto Whistleblowing e del principio di cui all'art. 5, paragrafo 1, lettera e), del GDPR.

13. Canale di Segnalazione Esterna

    L'autorità nazionale anticorruzione (nel seguito “ANAC”) ha attivato un canale di segnalazione esterna.

    Tale canale di segnalazione esterna andrebbe attivato solo nei seguenti casi:

    • non esiste un canale di segnalazione interno o lo stesso non è conforme al Decreto Whistleblowing;
    • la segnalazione interna, effettuata in conformità alla presente Policy, non ha avuto seguito;
    • il segnalante ha fondati motivi di ritenere, se effettuasse una segnalazione interna, che alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione possa determinare il rischio di ritorsione;
    • il segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse

    Al ricorrere delle condizioni che precedono, il canale di segnalazione esterna potrà essere attivato dal Segnalante accedendo all'indirizzo https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing e cliccando sul pulsante “accedi al servizio”.

14. Ulteriori informazioni e chiarimenti

    Nel caso di dubbi, è possibile chiedere maggiori informazioni alla People & OD Manager.

    Una copia della presente Policy è consultabile nell'apposita sezione dedicata del sito internet aziendale.

ALLEGATI

Appendice 1 - Violazioni Rilevanti ai sensi del Decreto Whistleblowing

Comportamenti, atti od omissioni che ledono l'interesse pubblico o l'integrità di LongLife e che consistono in:

1. condotte illecite rilevanti ai sensi del decreto legislativo 8 giugno 2001, n. 231, o violazioni dei modelli di organizzazione e gestione ivi previsti, che non rientrano nei numeri 2), 3), 4) e 5);
2. illeciti che rientrano nell'ambito di applicazione degli atti dell'Unione europea o nazionali indicati nell'allegato al Decreto Whistleblowing ovvero degli atti nazionali che costituiscono attuazione degli atti dell'Unione europea indicati nell'allegato alla direttiva (UE) 2019/1937, seppur non indicati nell'allegato al Decreto Whistleblowing, relativi ai seguenti settori: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell'ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
3. atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell'Unione di cui all'articolo 325 del Trattato sul funzionamento dell'Unione europea specificati nel diritto derivato pertinente dell'Unione europea;
4. atti od omissioni riguardanti il mercato interno, di cui all'articolo 26, paragrafo 2, del Trattato sul funzionamento dell'Unione europea, comprese le violazioni delle norme dell'Unione europea in materia di concorrenza e di aiuti di Stato, nonché le violazioni riguardanti il mercato interno connesse ad atti che violano le norme in materia di imposta sulle società o i meccanismi il cui fine è ottenere un vantaggio fiscale che vanifica l'oggetto o la finalità della normativa applicabile in materia di imposta sulle società;
5. atti o comportamenti che vanificano l'oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell'Unione nei settori indicati nei numeri 2), 3) e 4);